Trả lời trực tiếp: Công văn là văn bản hành chính không có tên loại, dùng để trao đổi, đề nghị, hướng dẫn, trả lời giữa các cơ quan, tổ chức; trình bày theo Mẫu 1.5 Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Công văn gồm phần đầu với số, ký hiệu (không có chữ viết tắt tên loại) và trích yếu "V/v …" đặt dưới số, ký hiệu; dòng "Kính gửi", nội dung, khối ký và nơi nhận.
Tệp Word (.docx) khổ A4, phông Times New Roman, lề và thể thức theo Nghị định 30. Bạn thay phần trong ngoặc vuông bằng nội dung của cơ quan mình.
Tải mẫu công văn (.docx)Khi nào dùng mẫu này
- Đề nghị, đôn đốc, nhắc nhở cơ quan, đơn vị khác thực hiện một việc.
- Trả lời, giải thích, hướng dẫn ngắn theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Gửi kèm tài liệu, xin ý kiến, mời phối hợp.
Các thành phần thể thức và cách trình bày
| Thành phần | Cách trình bày |
|---|---|
| Khổ giấy, lề | Khổ A4 (210 × 297 mm), trình bày theo chiều dài trang; lề trên và lề dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm. Tệp mẫu đặt lề trên, dưới 20 mm, trái 30 mm, phải 15 mm. |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen. |
| Quốc hiệu | "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM": in hoa, cỡ 12–13, kiểu đứng, đậm, đặt ở góc phải phía trên trang đầu. Tệp mẫu dùng cỡ 12. |
| Tiêu ngữ | "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc": in thường, viết hoa chữ cái đầu mỗi cụm, giữa các cụm có gạch nối, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm, căn giữa dưới Quốc hiệu; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền dài bằng dòng chữ. |
| Tên cơ quan chủ quản | Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có): in hoa, cỡ 12–13, kiểu đứng, ở góc trái phía trên trang đầu. |
| Tên cơ quan ban hành | In hoa, cỡ 12–13, kiểu đứng, đậm, căn giữa dưới tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền dài khoảng 1/3 đến 1/2 dòng chữ, đặt cân đối giữa. |
| Số, ký hiệu | Cỡ 13, kiểu đứng, căn giữa dưới tên cơ quan ban hành; chữ "Số" in thường, sau có dấu hai chấm; số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu có dấu "/", giữa các nhóm chữ viết tắt có dấu "-". Công văn không có chữ viết tắt tên loại: ký hiệu = chữ viết tắt tên cơ quan ban hành + chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. |
| Trích yếu công văn | Ghi sau chữ "V/v", in thường, cỡ 12–13, kiểu đứng, căn giữa dưới số, ký hiệu. |
| Địa danh, ngày tháng năm | In thường, cỡ 13–14, kiểu nghiêng, căn giữa dưới Tiêu ngữ; sau địa danh có dấu phẩy; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 phía trước. |
| Kính gửi | In thường, cỡ 13–14, kiểu đứng; sau "Kính gửi" có dấu hai chấm; gửi một nơi thì ghi trên một dòng, gửi nhiều nơi thì mỗi nơi một dòng, đầu dòng gạch ngang. |
| Nội dung | In thường, cỡ 13–14, kiểu đứng, căn đều hai lề; lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm; cách đoạn tối thiểu 6 pt; cách dòng từ dòng đơn đến 1,5 dòng. |
| Quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký | Quyền hạn (TM., Q., KT., TL., TUQ.) và chức vụ người ký in hoa, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm; họ và tên in thường, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm, căn giữa theo chức vụ; khoảng giữa dành cho chữ ký và con dấu. |
| Nơi nhận | Chữ "Nơi nhận:" in thường, cỡ 12, kiểu nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11, kiểu đứng, mỗi nơi một dòng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; dòng cuối "- Lưu: VT, …". |
| Số trang | Chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, kiểu đứng, căn giữa phần đầu trang; không hiển thị số trang thứ nhất. |
Bảng tra đầy đủ phông, cỡ chữ, lề trang: thể thức văn bản theo Nghị định 30.
Lỗi hay gặp khi soạn
- Không viết tên loại "CÔNG VĂN" ở giữa trang: trích yếu công văn nằm sau "V/v" dưới số, ký hiệu.
- Gửi nhiều nơi thì Nơi nhận ghi "- Như trên;" để khỏi chép lại danh sách đã ghi ở "Kính gửi".
- Trích yếu ngắn gọn, nêu đúng việc, ví dụ "V/v đề nghị cung cấp số liệu …".
- Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0: "ngày 05 tháng 01", không viết "ngày 5 tháng 1".
- Không dựng phần đầu văn bản bằng khung văn bản (text box): khi sửa chữ, khung dễ xô lệch. Tệp mẫu dùng bảng 2 cột không viền, cứ gõ đè lên chỗ trong ngoặc vuông.
- Chỗ trong ngoặc vuông là chỗ giữ chỗ hoặc lời hướng dẫn; thay bằng nội dung thật và xoá ngoặc, xoá các đoạn "Ghi chú cho người soạn" trước khi trình ký.
DOCX.VN chuyển công văn, quyết định bản scan sang Word giữ quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, nơi nhận và khối ký để bạn sửa tiếp. Con dấu, chữ ký không được tái tạo; nên đối chiếu số, ngày, tên riêng trước khi dùng.
Chuyển công văn scan sang WordHỏi đáp
Ký hiệu công văn ghi thế nào?
Công văn không có chữ viết tắt tên loại; ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực, nối bằng dấu "-", ví dụ dạng "Số: [Số]/[Cơ quan]-[Đơn vị]".
Trích yếu công văn đặt ở đâu?
Ngay dưới số, ký hiệu, bắt đầu bằng "V/v", cỡ 12–13, kiểu đứng.
Công văn gửi nhiều nơi ghi "Kính gửi" thế nào?
Ghi "Kính gửi:" rồi mỗi nơi nhận một dòng, đầu dòng gạch ngang, cuối dòng chấm phẩy, dòng cuối dấu chấm.
Mẫu khác
- Mẫu nghị quyết cá biệt theo Nghị định 30
- Mẫu quyết định (quy định trực tiếp) theo Nghị định 30
- Mẫu quyết định ban hành kèm theo quy chế theo Nghị định 30
- Mẫu tờ trình theo Nghị định 30
- Mẫu báo cáo theo Nghị định 30
- Mẫu kế hoạch theo Nghị định 30
- Mẫu thông báo theo Nghị định 30
- Mẫu chương trình công tác theo Nghị định 30
- Mẫu văn bản hướng dẫn theo Nghị định 30
- Mẫu phương án theo Nghị định 30
- Mẫu công điện theo Nghị định 30
- Mẫu giấy mời họp theo Nghị định 30
- Mẫu giấy giới thiệu theo Nghị định 30
- Mẫu biên bản cuộc họp theo Nghị định 30
- Mẫu giấy nghỉ phép theo Nghị định 30
