Tóm tắt: Hợp đồng, biên bản và chứng từ dạng scan, kể cả bản scan mờ, có thể chuyển sang Word (kèm Excel khi có bảng) để soạn lại: AI dựng lại điều, khoản, điểm, bảng thông tin các bên và bảng thanh toán. Con dấu, chữ ký không được tái tạo; hãy rà lại số tiền, tên các bên, ngày tháng trước khi dùng. Tệp Word là bản soạn thảo, không thay bản đã ký.
1. Tài liệu văn phòng nào chuyển được
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao; báo cáo, bảng kê nhiều cột.
- Công văn, quyết định có quốc hiệu — dùng công cụ chuyển công văn scan để được dựng theo thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: DOCX.VN không nhận giấy tờ tuỳ thân (căn cước / CCCD, hộ chiếu, giấy phép lái xe), sao kê ngân hàng, hồ sơ sức khoẻ, hồ sơ nhân thân (sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, tờ khai cư trú…) và tài liệu có nhiều số giấy tờ tuỳ thân, ngày sinh: hệ thống tự kiểm tra từng trang trên máy chủ của DOCX.VN trước khi gửi đi, gặp loại tài liệu này thì dừng, xoá tệp và hoàn lại trang. Ảnh chân dung trên trang được che trước khi gửi. Kiểm tra tự động nên có thể sót.
2. Kết quả trong Word và Excel
| Trong bản scan | Trong tệp kết quả |
|---|---|
| Điều, khoản, điểm | Giữ thụt lề phân cấp; số điều, khoản là chữ gõ, thêm bớt mục phải sửa số bằng tay |
| Khung thông tin Bên A, Bên B | Bảng Word 2 cột |
| Bảng thanh toán, phụ lục | Bảng Word có ô gộp, kèm tệp Excel; bảng trải nhiều trang được ghép thành một bảng liền; số tiền trong Excel ghi thành số để cộng, lọc |
| Con dấu, chữ ký | Không tái tạo |
| Vết lem mực, nền bẩn | Không chép vào tệp Word, nhưng có thể làm đọc sai chữ ở chỗ đó |
| Chữ không chắc | Một số chỗ được đánh dấu [?]; không có [?] chưa chắc đã đúng |
3. Hợp đồng scan mờ: làm gì để ít lỗi
- Nếu còn bản giấy, scan lại rõ nét (xem scan bao nhiêu dpi); nếu chỉ có điện thoại, chụp thẳng, đủ sáng, mỗi ảnh một trang.
- Trang nghiêng nhẹ được chỉnh thẳng trước khi đọc; trang bị che hoặc nhoè nặng nên chụp lại riêng.
- Sau khi chuyển, tìm các chỗ [?] bằng Ctrl + F và đối chiếu với bản gốc.
4. Năm điểm cần rà trước khi dùng
- Số tiền ghi bằng số và bằng chữ khớp nhau.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của các bên.
- Số hợp đồng, số phụ lục và ngày ký, ngày hiệu lực.
- Điều khoản bị ngắt sang trang sau, đặc biệt ở khối chữ ký.
- Bảng thanh toán: cộng lại cột tiền trong tệp Excel để so với tổng trên bản gốc.
5. Dữ liệu được xử lý thế nào
Tệp truyền qua kết nối mã hoá HTTPS; tệp gốc tự xoá sau 24 giờ (bản sao rà lỗi kỹ thuật tối đa 72 giờ), tệp kết quả lưu 30 ngày trong tài khoản rồi tự xoá. Ảnh các trang được gửi tới dịch vụ AI của Google qua gói API trả phí, nội dung không dùng để huấn luyện mô hình, máy chủ có thể ở nước ngoài. Chi tiết xem Chính sách bảo mật.
Tệp Word chuyển từ hợp đồng scan có giá trị pháp lý không?
Không. Đó là bản soạn thảo để chỉnh sửa; bản có giá trị vẫn là bản đã ký, đóng dấu. Con dấu và chữ ký không được tái tạo trong tệp Word.
Bảng thanh toán có xuất ra Excel không?
Có. Tài liệu có bảng được kèm tệp Excel (.xlsx); bảng trải nhiều trang được ghép thành một bảng liền.
Hợp đồng scan quá mờ thì sao?
Một số chỗ không chắc được đánh dấu [?]; không có [?] chưa chắc đã đúng. Hãy đối chiếu các chỗ đó cùng số tiền, ngày tháng và tên các bên với bản gốc.
Điều, khoản, điểm có giữ phân cấp không?
Có. Điều, khoản, điểm được giữ thụt lề phân cấp, nhưng số là chữ gõ nên thêm bớt mục phải sửa số bằng tay; khung thông tin các bên được dựng thành bảng Word.
Tải bản scan hoặc PDF lên, nhận tệp Word kèm tệp Excel cho phần bảng.
Mở công cụ chuyển PDF scan →
