Trả lời trực tiếp: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư: khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman (bộ mã Unicode TCVN 6909:2001, màu đen), lề trên và dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm; phần nội dung cỡ chữ 13–14, căn đều hai lề. Bảng dưới đây tóm tắt cỡ và kiểu chữ của từng thành phần để bạn tra nhanh khi soạn lại một công văn từ bản scan.
1. Khổ giấy, lề trang và phông chữ
| Yếu tố | Quy định |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 mm x 297 mm), trình bày theo chiều dài trang |
| Lề trên, lề dưới | Cách mép giấy 20–25 mm |
| Lề trái | Cách mép giấy 30–35 mm |
| Lề phải | Cách mép giấy 15–20 mm |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode TCVN 6909:2001, màu đen |
| Số trang | Chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, kiểu đứng, căn giữa phần đầu trang (header); không hiển thị số trang thứ nhất |
2. Bảng tra cỡ chữ và kiểu chữ từng thành phần
| Thành phần | Cách viết | Cỡ chữ | Kiểu chữ |
|---|---|---|---|
| Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" | In hoa | 12–13 | Đứng, đậm |
| Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" | In thường, viết hoa chữ cái đầu mỗi cụm; dưới có đường kẻ liền dài bằng dòng chữ | 13–14 | Đứng, đậm |
| Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) | In hoa | 12–13 | Đứng |
| Tên cơ quan ban hành | In hoa; dưới có đường kẻ liền dài khoảng 1/3–1/2 dòng chữ | 12–13 | Đứng, đậm |
| Số, ký hiệu | "Số" in thường, ký hiệu in hoa; số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước | 13 | Đứng |
| Địa danh, ngày tháng năm | In thường; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 | 13–14 | Nghiêng |
| Tên loại văn bản (QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH…) | In hoa, căn giữa | 13–14 | Đứng, đậm |
| Trích yếu nội dung (văn bản có tên loại) | In thường, căn giữa dưới tên loại; dưới có đường kẻ liền dài khoảng 1/3–1/2 dòng chữ | 13–14 | Đứng, đậm |
| Trích yếu của công văn ("V/v …") | In thường, đặt dưới số, ký hiệu | 12–13 | Đứng |
| "Kính gửi" và tên nơi nhận (công văn) | In thường | 13–14 | Đứng |
| Nội dung | In thường, căn đều hai lề, lùi đầu dòng 1–1,27 cm; cách đoạn tối thiểu 6 pt; cách dòng từ dòng đơn đến 1,5 dòng | 13–14 | Đứng |
| Quyền hạn, chức vụ người ký (TM., KT., TL., TUQ.) | In hoa | 13–14 | Đứng, đậm |
| Họ tên người ký | In thường, căn giữa theo chức vụ | 13–14 | Đứng, đậm |
| Chữ "Nơi nhận:" | In thường, có dấu hai chấm | 12 | Nghiêng, đậm |
| Danh sách nơi nhận | In thường; mỗi nơi một dòng, đầu dòng gạch ngang, cuối dòng chấm phẩy, dòng cuối "Lưu: VT, …". | 11 | Đứng |
Bảng là bản tóm tắt để tra nhanh. Khi soạn văn bản để ban hành, hãy đối chiếu nguyên văn Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy định riêng của cơ quan bạn (nếu có).
3. Lỗi hay gặp khi gõ lại công văn từ bản scan
- Phần đầu văn bản dựng bằng khung văn bản (text box): khi sửa nội dung, khung bị xô lệch. Cách ổn định hơn là dùng một bảng 2 cột không viền: bên trái tên cơ quan và số, ký hiệu; bên phải quốc hiệu, tiêu ngữ và địa danh, ngày tháng.
- Đường kẻ dưới tiêu ngữ, dưới tên cơ quan sai độ dài: đường dưới tiêu ngữ dài bằng dòng chữ; đường dưới tên cơ quan và dưới trích yếu chỉ khoảng 1/3–1/2 dòng chữ.
- Thiếu số 0 ở ngày, tháng: viết "ngày 05 tháng 3" và "tháng 01, tháng 02", không viết "ngày 5 tháng 1".
- Dòng chấm để điền gõ bằng dấu chấm tay: khi thêm chữ, dòng bị tràn hoặc ngắn lại. Dùng tab có dấu chấm dẫn (tab leader) kéo tới lề phải.
- Khối "Nơi nhận" và chữ ký tách sang hai trang: nên giữ khối nơi nhận và chức vụ, họ tên người ký trên cùng một trang.
- Sai phông hoặc lẫn phông mã cũ: chữ gõ bằng TCVN3 (.VnTime) hay VNI lẫn với Unicode làm lỗi hiển thị trên máy khác; toàn văn bản nên là Times New Roman Unicode.
4. Chuyển bản scan sang Word theo thể thức bằng DOCX.VN
Khi bản scan có quốc hiệu, DOCX.VN dựng tệp Word theo thể thức trên: khổ A4, phông Times New Roman, phần đầu bằng bảng 2 cột không viền, nhãn "Nơi nhận:" nghiêng đậm, dòng chấm thành tab có dấu chấm dẫn, chú thích cuối trang thành footnote của Word. Con dấu và chữ ký không được tái tạo — tệp Word chỉ chứa phần chữ. Sau khi chuyển, bạn vẫn nên rà lại số, ký hiệu, ngày tháng và vị trí ngắt trang trước khi dùng văn bản.
Tải bản scan hoặc ảnh chụp văn bản lên, nhận tệp Word chỉnh sửa được.
Mở công cụ chuyển công văn →
