Chuyển Công Văn Scan Sang Word: 8 Điểm Cần Rà Trước Khi Dùng Lại Văn Bản

Trả lời trực tiếp: Bản scan công văn chỉ là ảnh chụp trang nên không sửa được chữ. Muốn soạn lại, bạn chuyển bản scan sang Word bằng công cụ nhận dạng chữ (OCR), sau đó đối chiếu tệp Word với bản gốc ở những chỗ dễ sai nhất: số và ký hiệu, ngày tháng, tên riêng, số liệu trong bảng, ngắt trang và khối nơi nhận – chữ ký. Bài này hướng dẫn quy trình và danh sách 8 điểm cần rà.

1. Khi nào cần chuyển công văn scan sang Word?

• Soạn văn bản mới dựa trên một văn bản cũ chỉ còn bản giấy hoặc bản scan.
• Trích dẫn nguyên văn điều, khoản của quyết định, hướng dẫn vào báo cáo.
• Cập nhật biểu mẫu, phụ lục kèm theo văn bản (bảng, dòng chấm để điền).

Lưu ý: tệp Word chuyển từ bản scan là bản soạn thảo để chỉnh sửa, không phải bản sao có giá trị pháp lý. Văn bản ban hành lại vẫn phải được ký, đóng dấu theo quy định; muốn có bản sao hợp lệ phải làm thủ tục sao y hoặc chứng thực theo quy định.

2. Quy trình chuyển

1. Chuẩn bị bản scan rõ nét: scan khoảng 300 dpi, trang thẳng, không bị che chữ. Với ảnh chụp bằng điện thoại, chụp thẳng góc và đủ sáng.
2. Che thông tin nhạy cảm nếu cần: tài liệu mật hoặc có dữ liệu cá nhân nên được che trước khi tải lên bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào.
3. Tải lên và chọn trang: với văn bản dài, chỉ chọn các trang cần soạn lại.
4. Tải tệp Word và rà theo danh sách bên dưới.

3. 8 điểm cần rà trước khi dùng lại văn bản

1. Số, ký hiệu văn bản: đối chiếu từng chữ số và ký tự (ví dụ "12/2024/QĐ-UBND"), nhất là các số dễ nhầm như 1 – 7, 3 – 8, 0 – 6.
2. Địa danh, ngày tháng: kiểm tra ngày, tháng, năm ban hành và các mốc thời hạn trong nội dung.
3. Tên riêng, tên cơ quan: họ tên, chức danh, tên đơn vị và địa chỉ — chữ có dấu dễ bị đọc nhầm khi bản scan mờ.
4. Trích dẫn văn bản khác: số hiệu và ngày ban hành của luật, nghị định, thông tư được viện dẫn ở phần căn cứ.
5. Số liệu trong bảng: tổng cộng, đơn vị tính, các ô gộp hàng hoặc cột; nên cộng lại các cột tổng.
6. Ngắt trang và khối ký: khối "Nơi nhận" và chức vụ, họ tên người ký nên nằm cùng một trang.
7. Con dấu, chữ ký: không được tái tạo trong tệp Word; phần chữ bị dấu đè lên cần được đọc lại kỹ.
8. Thể thức: lề, phông, cỡ chữ từng thành phần — tra nhanh ở bài Thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020.

4. DOCX.VN hỗ trợ những gì với công văn scan?

Khi bản scan có quốc hiệu, DOCX.VN dựng tệp Word theo thể thức Nghị định 30/2020: phần đầu 2 cột, nội dung khổ A4 phông Times New Roman, khối Nơi nhận và chức danh người ký, dòng chấm thành tab có dấu chấm dẫn, bảng và phụ lục thành bảng Word thật (kèm tệp Excel). Dấu "ĐẾN" và chữ ký số quét đè lên chữ được bỏ qua để đọc phần chữ bên dưới; con dấu và chữ ký không được tái tạo. Kết quả phụ thuộc chất lượng bản scan, vì vậy danh sách rà ở trên vẫn cần thiết.