Trả lời trực tiếp: Chữ ký số trong PDF gắn với đúng nội dung tệp tại lúc ký, nên bất kỳ công cụ nén, ghép hay tách nào ghi lại tệp cũng làm chữ ký không còn xác minh được. Nếu nơi nhận yêu cầu văn bản có chữ ký số, bạn nộp đúng tệp gốc, hoặc nén tệp trước rồi mới ký. Tệp có mật khẩu mở cần gỡ mật khẩu trước; tệp PDF/A sau khi nén không còn được kiểm định lại chuẩn này.
1. Vì sao chữ ký số mất hiệu lực sau khi nén
Khi ký số, phần mềm tính một dấu vân tay từ nội dung tệp và mã hoá nó bằng chứng thư của người ký. Phần mềm đọc PDF kiểm tra chữ ký bằng cách tính lại dấu vân tay đó. Nén, ghép hoặc tách đều ghi lại tệp, nên dấu vân tay thay đổi và chữ ký báo không hợp lệ, dù hình con dấu và chữ ký trên trang vẫn hiển thị như cũ.
DOCX.VN nhận ra tệp có chữ ký số và báo cho bạn trong kết quả nén, ghép hoặc tách, để bạn quyết định nộp bản nào.
2. Mỗi loại tệp được xử lý thế nào
| Tình huống | Khi nén | Khi ghép hoặc tách |
|---|---|---|
| Có chữ ký số | Nén được, chữ ký mất hiệu lực, có báo | Làm được, chữ ký mất hiệu lực, có báo |
| Có mật khẩu mở | Chưa làm được, cần gỡ mật khẩu | Chưa làm được, cần gỡ mật khẩu |
| Giới hạn quyền in, sao chép | Nén được, giữ nguyên giới hạn của tệp gốc | Bị từ chối, vì tệp mới sẽ mất giới hạn đó |
| PDF/A | Nén được, có báo: bản nén không được kiểm định lại chuẩn PDF/A | Tệp mới không được kiểm định lại chuẩn PDF/A |
| Biểu mẫu động (XFA) | Nén được, có báo: một số trình xem có thể hiện khác | Nên dùng tệp gốc nếu cần điền biểu mẫu |
3. Nên làm gì với từng trường hợp
- Văn bản ký số: nếu cổng nộp cho đính kèm nhiều tệp, nộp riêng tệp ký số nguyên gốc, chỉ nén các giấy tờ còn lại. Nếu bạn là người ký, hãy nén hoặc ghép trước rồi ký trên bản cuối cùng.
- Tệp có mật khẩu của chính bạn: mở tệp bằng phần mềm tạo ra nó hoặc phần mềm đọc PDF có chức năng gỡ bảo mật, lưu bản không mật khẩu rồi tải lên. Chỉ gỡ mật khẩu những tệp bạn có quyền.
- Nơi nhận bắt buộc PDF/A: chọn mức Giữ nguyên chất lượng hoặc nộp bản gốc, vì bản nén chưa được kiểm định lại chuẩn.
- Tệp giới hạn quyền cần ghép: hỏi người tạo tệp bản không giới hạn, hoặc nộp riêng tệp đó.
4. Cách biết tệp có chữ ký số hay không
Mở tệp bằng phần mềm đọc PDF trên máy tính: tệp có chữ ký số thường hiện thanh thông báo về chữ ký hoặc bảng Chữ ký liệt kê người ký và thời điểm ký. Hình con dấu đỏ trên một bản scan không phải chữ ký số; bản scan có con dấu nén bình thường, không mất giá trị gì so với bản scan gốc.
Có cách nén mà vẫn giữ chữ ký số không?
Không có cách ghi lại tệp mà giữ được chữ ký số. Cách đúng là nén trước rồi ký sau, hoặc nộp nguyên tệp đã ký.
Vì sao tệp đã nén vẫn hiện con dấu và tên người ký?
Hình con dấu và chữ ký là nội dung hiển thị trên trang nên vẫn còn. Phần mất đi là dữ liệu dùng để xác minh chữ ký, nên phần mềm đọc PDF báo chữ ký không hợp lệ.
Tệp giới hạn quyền in sau khi nén còn giới hạn không?
Còn. Khi nén, giới hạn quyền của tệp gốc được giữ nguyên.
Tải tệp lên, hệ thống nói rõ tệp có chữ ký số, PDF/A hay giới hạn quyền trước khi bạn tải bản nén về.
Mở công cụ Nén PDF →
