Trả lời trực tiếp: Để chuẩn bị hồ sơ PDF nộp trực tuyến, bạn làm theo thứ tự: số hoá giấy tờ bằng máy scan hoặc ảnh chụp điện thoại, lấy đúng những trang cần nộp, ghép thành một tệp theo thứ tự trong danh mục hồ sơ, nén xuống dưới dung lượng nơi nhận cho phép, rồi mở tệp kiểm tra lại. Cả bốn công cụ Ảnh sang PDF, Tách PDF, Ghép PDF và Nén PDF trên DOCX.VN đều miễn phí và không cần đăng ký.
1. Quy trình năm bước
| Bước | Việc cần làm | Công cụ |
|---|---|---|
| 1. Số hoá | Scan hoặc chụp từng giấy tờ, mỗi trang một ảnh rõ nét | Máy scan, hoặc Ảnh sang PDF trên điện thoại |
| 2. Lấy đúng trang | Bỏ trang trắng, trang không thuộc yêu cầu | Tách PDF |
| 3. Gộp theo thứ tự | Sắp đúng danh mục hồ sơ, ghép thành một tệp nếu nơi nhận chỉ nhận một tệp | Ghép PDF |
| 4. Nén | Đưa tệp xuống dưới giới hạn dung lượng | Nén PDF |
| 5. Kiểm tra | Mở tệp, đối chiếu số trang, phóng to chỗ chữ nhỏ | Phần mềm đọc PDF trên máy |
2. Đọc kỹ yêu cầu của nơi nhận
- Định dạng: PDF hay ảnh; một tệp hay mỗi giấy tờ một tệp.
- Dung lượng: giới hạn cho mỗi tệp và cho cả hồ sơ.
- Loại bản: bản chụp, bản scan màu hay văn bản điện tử có chữ ký số. Văn bản ký số cần nộp nguyên tệp, xem bài nén PDF có chữ ký số.
- Danh mục: thứ tự giấy tờ và giấy tờ nào bắt buộc.
3. Đặt tên tệp dễ đọc
Tên tệp ngắn, không dấu, không khoảng trắng, có tên người nộp và loại giấy tờ giúp nơi nhận xử lý nhanh và tránh lỗi tải lên ở một số hệ thống, ví dụ nguyen-van-a-ho-so-du-tuyen.pdf hoặc nguyen-van-a-bang-tot-nghiep.pdf.
4. Danh sách kiểm tra trước khi bấm nộp
- Đủ giấy tờ theo danh mục, đúng thứ tự.
- Mỗi trang đọc rõ khi phóng to, không bị cắt mất mép chữ, con dấu.
- Trang thẳng, đúng chiều, không lẫn trang của giấy tờ khác.
- Dung lượng tệp dưới giới hạn.
- Tên tệp đúng quy ước của nơi nhận, nếu có.
5. Giấy tờ có thông tin cá nhân
Hồ sơ thường chứa số định danh, ngày sinh, địa chỉ. Với các công cụ PDF của DOCX.VN, tệp được xử lý trên máy chủ docx.vn, không gửi cho dịch vụ AI nào; tệp gốc xoá ngay khi xử lý xong, bản kết quả xoá sau 1 giờ. Nếu dùng máy tính chung, bạn nên xoá tệp trong thư mục tải về sau khi nộp xong.
Nên nộp một tệp hay nhiều tệp?
Làm theo yêu cầu của nơi nhận. Nếu không ghi rõ, một tệp đã sắp đúng thứ tự giúp người xét hồ sơ đọc liền mạch hơn.
Nên scan màu hay đen trắng?
Giấy tờ có con dấu đỏ, ảnh thẻ nên scan màu; văn bản chỉ có chữ đen có thể scan xám để tệp nhẹ hơn. Bản màu vẫn nén được nhỏ mà con dấu vẫn rõ.
Tôi không có máy scan thì sao?
Dùng điện thoại: chụp từng trang trên trang Ảnh sang PDF, hệ thống cắt nền, nắn thẳng trang và tạo một PDF gọn.
Chọn các tệp PDF và ảnh, sắp đúng thứ tự trong danh mục hồ sơ rồi tải về một PDF.
Mở công cụ Ghép PDF →
