Trả lời trực tiếp: Sao kê càng rõ thì bảng Excel càng ít phải sửa. Ưu tiên tệp PDF sao kê tải từ ngân hàng điện tử hoặc gửi qua email; nếu tệp đặt mật khẩu, mở bằng trình đọc PDF, nhập mật khẩu rồi chọn In → "Lưu dưới dạng PDF" để có bản không mật khẩu trước khi tải lên. Chỉ khi không có bản điện tử mới dùng bản scan hoặc ảnh chụp sao kê giấy.
1. Sao kê PDF có mật khẩu
Nhiều ngân hàng gửi sao kê điện tử dạng PDF có mật khẩu (mật khẩu thường được nêu trong email hoặc tin nhắn của ngân hàng). Hệ thống không mở được tệp đang khoá, nên khi tải lên sẽ báo cần gỡ mật khẩu. Cách gỡ với tệp của chính bạn:
- Mở tệp PDF bằng trình duyệt (Chrome, Edge) hoặc trình đọc PDF, nhập mật khẩu.
- Chọn In (Ctrl + P), ở mục máy in chọn "Lưu dưới dạng PDF" (hoặc "Microsoft Print to PDF").
- Lưu tệp mới — tệp này không còn mật khẩu — rồi tải lên để chuyển sang Excel.
2. Nên dùng bản nào?
| Nguồn sao kê | Nên dùng khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| PDF tải từ ngân hàng điện tử / email | Luôn ưu tiên | Chữ sắc nét nên ít lỗi đọc nhất; chọn đúng khoảng thời gian cần đối chiếu khi xuất sao kê |
| Bản scan sao kê giấy | Chỉ có bản giấy có dấu ngân hàng | Scan khoảng 300 dpi, trang thẳng, đủ cả dòng tiêu đề cột và mép bảng |
| Ảnh chụp sao kê giấy | Không có máy scan | Chụp thẳng góc, đủ sáng, mỗi ảnh một trang, thấy đủ bốn góc giấy |
| Ảnh chụp màn hình ứng dụng ngân hàng | Hạn chế dùng | Mỗi ảnh chỉ vài giao dịch, dễ trùng hoặc sót dòng khi ghép; nên xuất sao kê PDF thay thế |
Mọi trang, kể cả PDF văn bản số, đều được AI đọc và tính phí như nhau; bản PDF gốc rõ nét giúp giảm lỗi đọc số tiền.
3. Sao kê dài nhiều trang
- Trong một lượt, bảng giao dịch trải qua nhiều trang được ghép thành một bảng liền trong cả tệp Word lẫn tệp Excel.
- Mỗi lượt có giới hạn số trang (hiển thị trên trang chuyển đổi). Sao kê dài hơn thì chọn dải trang và chuyển nhiều lượt, sau đó dán nối các bảng Excel theo thứ tự ngày.
- Sau khi nối, kiểm tra lại số dư luỹ kế ở chỗ nối giữa hai lượt — xem cách làm ở bài Đối chiếu sao kê ngân hàng bằng Excel.
4. Thông tin cá nhân trên sao kê
Sao kê có số tài khoản, họ tên và giao dịch cá nhân. Ảnh các trang được gửi tới nhà cung cấp AI (Google Gemini) để đọc; trang dùng thử có thể được xử lý bằng gói API miễn phí của nhà cung cấp AI — nên che số tài khoản, họ tên trước khi thử. Tệp gốc tự xoá sau 24 giờ, tệp kết quả lưu trong lịch sử tài khoản 30 ngày rồi tự xoá. Chi tiết xem mục Câu hỏi thường gặp.
Không biết mật khẩu tệp sao kê thì làm sao?
Mật khẩu do ngân hàng cung cấp, thường nêu trong email hoặc tin nhắn gửi sao kê; nếu không có, liên hệ ngân hàng hoặc tải lại sao kê từ ngân hàng điện tử.
Có nên dùng ảnh chụp màn hình ứng dụng ngân hàng không?
Hạn chế: mỗi ảnh chỉ có vài giao dịch, dễ trùng hoặc sót dòng khi ghép. Nên xuất sao kê PDF thay thế.
Sao kê nhiều tháng chuyển thế nào?
Chia theo dải trang trong giới hạn mỗi lượt, chuyển từng phần rồi dán nối các bảng Excel theo thứ tự ngày và kiểm tra số dư ở chỗ nối.
Tải sao kê PDF, bản scan hoặc ảnh chụp lên, nhận tệp Excel (.xlsx) và tệp Word.
Mở công cụ chuyển sao kê →
