Trả lời trực tiếp: Khi đã có sao kê ở dạng Excel, kế toán đối chiếu theo 3 lớp: (1) kiểm tra số dư luỹ kế từng dòng khớp với số tiền ghi Nợ, ghi Có; (2) số dư đầu kỳ + tổng phát sinh Có − tổng phát sinh Nợ = số dư cuối kỳ; (3) so từng giao dịch với sổ tiền gửi ngân hàng (TK 112) để tìm khoản có trên sao kê mà chưa ghi sổ và ngược lại. Lưu ý quan trọng nhất: chiều Nợ/Có trên sao kê ngược với chiều Nợ/Có trên sổ TK 112 của doanh nghiệp.
1. Nợ và Có trên sao kê ngược chiều với sổ kế toán
Sao kê được lập theo góc nhìn của ngân hàng: tài khoản của bạn là một khoản ngân hàng đang giữ hộ.
| Nghiệp vụ | Trên sao kê ngân hàng | Trên sổ TK 112 của doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Tiền vào tài khoản (khách hàng chuyển khoản, nộp tiền mặt vào tài khoản…) | Ghi Có | Ghi Nợ TK 112 |
| Tiền ra khỏi tài khoản (trả nhà cung cấp, phí ngân hàng…) | Ghi Nợ | Ghi Có TK 112 |
Vì vậy khi so hai bên, cột "Ghi Có" của sao kê đối chiếu với phát sinh Nợ của TK 112, và cột "Ghi Nợ" của sao kê đối chiếu với phát sinh Có.
2. Kiểm tra số dư luỹ kế từng dòng
Giả sử bảng sao kê trong Excel có cột C = Ghi Nợ, cột D = Ghi Có, cột E = Số dư; dòng 2 là số dư đầu kỳ, giao dịch bắt đầu từ dòng 3. Thêm một cột kiểm tra:
- Ô F3:
=E2+D3-C3-E3, rồi kéo xuống hết bảng. - Dòng nào kết quả khác 0 là dòng có số tiền hoặc số dư bị lệch — xem lại dòng đó trên bản gốc (thường do một số tiền bị đọc nhầm chữ số hoặc nằm nhầm cột).
Một số ngân hàng sắp giao dịch mới nhất lên đầu; khi đó sắp xếp lại theo ngày tăng dần (hoặc đảo công thức theo chiều ngược lại) trước khi kiểm tra.
3. Kiểm tra tổng phát sinh
- Tổng ghi Nợ:
=SUM(C3:C500); tổng ghi Có:=SUM(D3:D500)(đổi 500 thành dòng cuối của bảng). - Số dư đầu kỳ + tổng ghi Có − tổng ghi Nợ phải bằng số dư cuối kỳ in trên sao kê.
- So hai tổng này với dòng tổng cộng (nếu có) ở cuối sao kê gốc.
4. Đối chiếu từng giao dịch với sổ tiền gửi (TK 112)
Đặt sao kê ở trang tính SaoKe và sổ chi tiết TK 112 ở trang tính SoSach. Với mỗi dòng phát sinh Nợ trên sổ (tiền vào) có ngày ở cột A và số tiền ở cột C, đếm xem sao kê có dòng Ghi Có cùng ngày, cùng số tiền không:
=COUNTIFS(SaoKe!$A:$A,A2,SaoKe!$D:$D,C2)— kết quả 0 nghĩa là khoản này chưa thấy trên sao kê (có thể ngân hàng ghi sang ngày khác, hoặc sổ ghi sai số tiền).- Làm ngược lại trên trang SaoKe để tìm giao dịch ngân hàng đã ghi nhưng sổ chưa hạch toán (phí, lãi tiền gửi, khoản thu chưa có chứng từ…).
- Muốn so theo tháng: dùng
SUMIFScộng số tiền theo khoảng ngày ở cả hai bên rồi so tổng.
Nếu Excel trên máy dùng định dạng vùng Việt Nam, dấu ngăn cách đối số trong công thức có thể là dấu chấm phẩy (;) thay cho dấu phẩy (,).
5. Khi ô số tiền hoặc ngày tháng vẫn ở dạng chữ
Tệp Excel do DOCX.VN xuất từ sao kê ghi số tiền thành số (theo đúng kiểu dấu phân cách của tài liệu), ngày dạng dd/mm/yyyy thành ngày, còn số tài khoản và mã giao dịch có số 0 đầu được giữ dạng chữ để không mất số 0. Nếu bạn ghép thêm dữ liệu từ nguồn khác mà ô vẫn là chữ (căn trái, không cộng được):
- Số tiền dạng "1.234.567":
=VALUE(SUBSTITUTE(C3,".","")). - Ngày dạng chữ "05/10/2026" (ngày/tháng/năm):
=DATE(RIGHT(A3,4),MID(A3,4,2),LEFT(A3,2)).
Vì sao cột kiểm tra số dư báo lệch?
Thường do một số tiền bị đọc nhầm chữ số hoặc nằm nhầm cột Nợ/Có, hoặc bảng chưa sắp theo ngày tăng dần; xem lại dòng đó trên bản gốc.
"Ghi Có" trên sao kê ứng với bên nào của TK 112?
Bên Nợ TK 112 (tiền vào tài khoản); "Ghi Nợ" trên sao kê ứng với bên Có TK 112 (tiền ra).
Công thức báo lỗi dấu phẩy thì làm sao?
Excel đặt định dạng vùng Việt Nam thường dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách đối số; thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy.
Bảng giao dịch nhiều trang được ghép thành một bảng, xuất cùng lúc tệp Excel và tệp Word.
Mở công cụ chuyển sao kê →
